Impactos da LGPD no RH: saiba como se adequar

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), Lei 13.709/2018, sancionada em agosto de 2018 e em vigor desde 18 de setembro de 2020, é considerada por muitos profissionais de Recursos Humanos um grande avanço para o setor.

Ela regulamenta, em todas as instituições, sejam públicas ou privadas, a proteção dos dados pessoais dos funcionários, colaboradores, fornecedores e clientes, estabelecendo direitos e responsabilidades.

Está lei é uma adaptação do Regulamento Geral de Proteção de Dados (General Data Protection Regulation), que está em vigor na União Europeia desde maio de 2018, e inaugura uma nova cultura de privacidade e proteção de dados no Brasil.

Para saber mais sobre a influência da lei nos recursos humanos, confira os tópicos a seguir!

Como a LGPD influencia no Setor de RH? Quais as principais mudanças?

A principal mudança está relacionada aos sistemas e cadastros do Departamento Pessoal, uma vez que ele contém informações pessoais de todos os colaboradores da organização.

Estas informações devem ser armazenadas e compartilhadas com bastante cautela e segurança, a fim de garantir a confidencialidade das informações e só serem compartilhadas mediante autorização expressa.

Toda e qualquer informação colhida desde o processo de recrutamento e seleção até o processo de demissão precisam ser revistos. O departamento pessoal deve estar preparado para estabelecer novas formas de armazenamento; redefinir a prática de conservação e sua garantia durante toda permanência do funcionário na companhia.

Quais os momentos em que o departamento pessoal deve ficar atento?

• No armazenamento do banco de currículos; nos dados que serão disponibilizados à seguradora do plano de saúde, ao sindicato e aos órgãos públicos.
• Às informações compartilhadas para o responsável pela folha de pagamento; as informações de saúde contidas no exame admissional.
• À confidencialidade dos dados pessoais, especialmente no que tange às informações bancárias, residenciais e de contato, como também, as convicções religiosas, a orientação sexual e origem racial e étnica.

Obs: é importante lembrar que o profissional não é obrigado a fornecer informações como orientação sexual, religiosa e política — exceto se a vaga tem alguma relação com esses pontos.

Como os profissionais devem se adaptar a este novo momento?

O departamento de RH deve possuir um termo de consentimento do uso de dados de cada colaborador ou candidato a uma vaga. Neste documento, deve constar a finalidade do uso e o tempo de armazenamento das informações.

Os profissionais de RH precisam se instrumentalizar juridicamente, buscando conhecimento sólido do texto legal, para esclarecer quaisquer dúvidas aos funcionários e evitar atitudes passíveis de sanções.

A crescente informatização dos processos seletivos e do armazenamento dos bancos de dados torna fundamental uma boa comunicação com o setor de Tecnologia da Informação. A empresa deve ter definindo quais pessoas dentro da organização poderão consultar os dados e em quais níveis.

Para evitar contratempos, é importante enumerar as situações de risco que envolvem o tráfego de dados e mapear as fragilidades. Ter um responsável na empresa que tenha ciência de como são coletados, armazenados e quem é o responsável direto por cada etapa do tráfego de dados ajudará bastante neste controle.

Além de promover uma campanha de conscientização e treinamento com a equipe envolvida, criando regras e estratégias sobre a disseminação de informações confidenciais.

No contexto da pandemia do Covid-19, quando a grande maioria dos funcionários estão em Home Office, é importante criar políticas de segurança da informação para evitar perda e vazamento de informações sigilosas.

Portanto, é necessário adotar soluções tecnológicas, como sistemas de proteção (com senhas e criptografia, por exemplo), que garantam a segurança no armazenamento de dados.